Jak zarządzać postępem zadań w programie Microsoft Planner w systemie Windows 10?

Microsoft Planner należy do pakietu aplikacji Office365. Jest to aplikacja do planowania, której zespoły i osoby mogą używać między innymi do tworzenia planów, przydzielania zadań, komunikacji i współpracy oraz udostępniania dokumentów. Zadania można tworzyć i konfigurować w określony sposób dostosowany do potrzeb zespołu. Proces jest dość prosty, ale wiele osób ma z nim problemy.

W rzeczywistości aktualizowanie postępu zadań w narzędziu Planner może być tak proste, jak monitorowanie postępu zadań przydzielonych każdej osobie w określonych odstępach czasu. Jednak diabeł tkwi w szczegółach i wydaje się, że niektórzy ludzie nie mogą tego pojąć. Jeśli jesteś na tej łodzi, ten przewodnik jest dla Ciebie. Pod koniec tego przewodnika dowiesz się, jak zarządzać postępem zadań w programie Microsoft Planner.

Jak skonfigurować usługę Microsoft Planner

Microsoft Planner to narzędzie do zarządzania zadaniami wirtualnymi w pakiecie Office 365. Zapewnia zespołom łatwy sposób współpracy oraz planowania i monitorowania zadań. Użytkownicy mogą również aktualizować status zadań i udostępniać informacje o zadaniach, aby ułatwić koordynację projektu.

W narzędziu Planner możesz podzielić duży projekt na mniejsze zadania z osią czasu dla każdego zadania, które łącznie składają się na czas trwania określonego planu. W miarę wykonywania zadań możesz zmienić ich status z „Nierozpoczęte” na „W toku”, a na końcu na „Ukończone”. W razie potrzeby możesz nawet tworzyć dodatkowe zadania.

Planner zawiera wiele szablonów, które pozwalają szybko przejść do zadań i projektów, oszczędzając w ten sposób dużo czasu. Musisz tylko upewnić się, że szablony są zgodne z zadaniami Twojego zespołu i udoskonalić je w razie potrzeby, a możesz od razu przystąpić do pracy.

Aby rozpocząć, musisz zalogować się na swoje konto Office 365. Przejdź do strony Planner w Office 365 i wprowadź dane użytkownika. Po zalogowaniu kliknij Planner na karcie Strona główna, aby załadować interfejs Microsoft Planner.

Tutaj masz trzy sposoby postępowania. Jeśli masz już utworzone plany, wybierz najczęściej używane, klikając „Ulubione plany”. Jeśli chcesz zobaczyć wszystkie swoje plany, kliknij „Wszystkie plany”. Jeśli jednak chcesz utworzyć nowy plan od podstaw, kliknij opcję Nowe plany.

W oknie Utwórz nowy plan wpisz nazwę planu w odpowiednim polu. Lepiej jest użyć nazwy, która zwięźle przedstawia cel planu. W sekcji „Kto może wyświetlać ten plan?” wybierz „Moja organizacja”, aby udostępnić ją wszystkim członkom swojego zespołu, oraz „Tylko osoby, które dodam”, aby ograniczyć wyświetlanie do osób, które mają dostęp. Nie zapomnij dodać opisu planu i wybrać, czy nowi członkowie mają być automatycznie dodawani do wiadomości e-mail z powiadomieniami.

Kiedy skończysz konfigurację, możesz wreszcie kliknąć przycisk Utwórz plan. Po utworzeniu planu możesz kontynuować i dodawać zadania.

Aby rozpocząć, otwórz Microsoft Planner, wybierz swój plan i kliknij przycisk + lub Dodaj zadanie. Tutaj powinieneś nadać swojemu zadaniu nazwę. W polu „Wprowadź nazwę zadania” wpisz nazwę zadania. Następnie wybierz termin. Na koniec przydziel zadanie zespołowi lub indywidualnemu współpracownikowi.

Po wykonaniu tej czynności kliknij przycisk Dodaj zadanie, aby utworzyć zadanie. Możesz w ten sposób tworzyć wiele zadań i przydzielać je różnym osobom.

Jak zaktualizować postęp zadań w programie Microsoft Planner

Postęp zadania w programie Microsoft Planner jest podzielony na trzy składniki, z których każdy przedstawia, jak daleko zaszło zadanie.

Nie rozpoczęła.

Przydzielony do zadania, które się nie rozpoczęło lub nie zostało nikomu przydzielone. Etykietę można również nadać, jeśli data rozpoczęcia zadania nadal przypada w przyszłości.

W trakcie.

Ta etykieta jest przypisana do zadań, które są w toku. Nie ma znaczenia, jaki procent zadania jest wykonany. Microsoft Planner ma tylko tę jedną etykietę do oznaczania wszystkich bieżących zadań, niezależnie od indywidualnego poziomu ukończenia.

Zakończony. Ta etykieta jest przypisywana do zadań, które zostały zakończone.

W związku z tym aktualizacja postępu zadania polega na przełączaniu między tymi etykietami dla każdego utworzonego zadania, jeśli jest to konieczne.

Jak ręcznie aktualizować postęp zadań w programie Microsoft Planner

Istnieje kilka sposobów aktualizowania postępu zadań w programie Microsoft Planner.

Zwróć uwagę, że każdy etap postępu jest oznaczony ikoną.

Nie rozpoczęła.

Puste koło.

W trakcie.

Półkolorowe koło.

Zakończony.

W pełni kolorowe kółko z haczykiem pośrodku.

Grupy> Postęp

  • Przejdź do grup i wybierz zadanie.
  • Kliknij rozwijaną strzałkę Postęp.
  • Wybierz potrzebną opcję.

Na przykład, jeśli zadanie zostało ukończone, wybierz opcję Zakończone z listy rozwijanej Postęp.

Wybieranie symboli

Każde zadanie ma symbol, który reprezentuje jego postęp. Zakończone zadania mają symbol pełnego koła z haczykiem pośrodku, a zadania w toku mają symbol półkola.

Wybierz symbol obok zadania, aby otworzyć okienko wyboru postępu i wybierz inny stan postępu.

Wybór zadań

To kolejny sposób na zmianę statusu postępu zadania. Po prostu wybierz zadanie, aby wyświetlić okienko wyboru postępu. Aktualizuj postęp zadania z tego miejsca.

Jak używać Planner z Microsoft Teams do zarządzania zadaniami

Ponieważ utworzenie nowego planu automatycznie tworzy nową grupę Office 365, możesz współpracować za pomocą zadań Planner w innych połączonych aplikacjach z rodziny Office 365, takich jak OneDrive i Outlook.

Do zarządzania utworzonymi zadaniami można również używać Planner z Microsoft Teams. Możesz współpracować nad zadaniami za pośrednictwem usługi Planner lub dodając jedną lub więcej kart Planner do kanału Teams.

Oto jak utworzyć kanał Planner w Microsoft Teams:

  • Otwórz aplikację Teams i wybierz kanał. W kanale kliknij przycisk +.
  • Znajdź i wybierz Planner.
  • Utwórz plan z poprawnymi szczegółami i zapisz go. Możesz także wybrać już istniejące plany.

Proces dodawania zadania, przypisywania go i aktualizowania jest taki sam, jak wyjaśniono powyżej.

Microsoft Planner służy do tworzenia małych zadań, które razem tworzą większy plan, nad którym zespół może współpracować. Wiedza o tym, jak aktualizować postęp od rozpoczęcia do zakończenia, a także współpracować na platformie takiej jak Microsoft Teams, może zwiększyć zarówno indywidualną produktywność, jak i pracę zespołową w organizacji.

Jeśli jednak Twój komputer działa wolno, może to negatywnie wpłynąć na operacje i znacznie spowolnić współpracę w chmurze. Możesz użyć Auslogics BoostSpeed, aby usunąć problemy zmniejszające prędkość i bezużyteczne pliki internetowe oraz sprawić, że Twoje doświadczenie będzie płynniejsze.